Если этот процесс не является основной специализацией вашей компании, он все равно несет с собой значительные накладные расходы, требует крупных вложений в оборудование и ПО и приводит к непомерному разрастанию штата бухгалтерии. А ручной, неавтоматизированный ввод приводит к невысокому качеству данных в платежной системе. В результате – конфликты с поставщиками, штрафы за просроченные платежи, невозможность повышения эффективности.
Сократить издержки на обработку первичных бухгалтерских документов, сделать ее более быстрой и повысить достоверность данных вполне возможно. Для этого мы предлагаем нашим клиентам комплекс услуг, которые можно использовать как выборочно, так и единым пакетом:
- приемка почтовой корреспонденции, штрихкодирование, сортировка и подготовка к сканированию;
- сканирование и раскладка оригиналов по единицам хранения;
- распознавание, извлечение значимых данных (поставщик, номенклатуры, суммы, налоги и т. п.) и их проверка на соответствие нормам и справочникам;
- автоматический поиск в ERP‑системе соответствующих контрактов и иных документов, регламентирующих сделку, и сверка извлеченных данных;
- формирование пакета документов, требующих ручной сверки, и связанных с ними контрактов;
- автоматическая конверсия и выгрузка в ERP‑систему, формирование проводок;
- окончательное атрибутирование и сохранение обработанных документов в электронном или бумажном архиве.
При выборе единого пакета услуг наша компания берет на себя приемку всей почтовой корреспонденции с бухгалтерскими документами и передает в финансовые системы вашей организации готовые к проводке данные. При этом все обработанные документы упорядоченно хранятся как в бумажном, так и в оцифрованном виде. Скорость обработки и качество данных гарантируются в договоре.