Значительная часть коммуникаций с контрагентами по‑прежнему происходит на бумаге и передается обычной почтой. Документы же, требующие наличия подписи и печати, без бумаги и вовсе не могут обходиться. Критичность времени доставки таких документов особенно высока, а риск утраты или раскрытия конфиденциальной информации в процессе доставки делает необходимым контроль прохождения корреспонденции внутри организации.
Воспользовавшись услугами Xerox по обработке входящей и исходящей корреспонденции, можно значительно ускорить ее прохождение внутри компании отслеживать ее в любой момент времени, защитить конфиденциальную информацию и легко находить копии пересылавшихся ранее документов. Мы предлагаем такие услуги, как:
- регистрация всей входящей и исходящей корреспонденции, штрихкодирование;
- вскрытие, сканирование (опционально – распознавание) и автоматическая пересылка получателю электронной версии письма;
- отправка электронного уведомления и физическая доставка конфиденциальной корреспонденции, которую нельзя вскрывать;
- печать, раскладка по конвертам, передача почтовым службам исходящих сообщений;
- создание электронного архива корреспонденции с возможностью быстрого поиска;
- отслеживание перемещения корреспонденции как внутри компании, так и за ее пределами;
- автоматизация канцелярии, включая отчетность, постановку и контроль исполнения.